Runkomäen iltamat

On keskikesän ilta, mä lähden iltamiin ja Mustialan siltaa mä yksin asteleen....


Runkomäen iltamat ovat takana ja Agropit Osk:n tiimi sai jälleen hyvää oppia tulevia tapahtumiaan varten. Iltamien järjestelyihin kulunut aika tuli itsellenikin yllätyksenä, vaikka monessa tapahtuman järjestelyissä olenkin ollut mukana. Runkomäen iltamat oli kuitenkin vasta ensimmäinen jossa olin pääävastuussa koko tapahtumasta järjestämisestä ja hoitamisesta.

Keväällä kun Agropit aloitti toimintansa mietin, että olisi mukava päästä järjestämään erilaisia tapahtumia. Tähän aukeni ensimmäinen tilaisuus, kun yksi tiimimme jäsen keksi järjestää Runkomäen iltamat. Hän ei kuitenkaan ehtisi olla vetovastuussa, joten päätin itse tarttua tilaisuuteen ja ottaa vetovastuun järjestämisestä. Tapahtumapäiväksi päätettiin jo silloin maaliskuussa tuo 20.7., sillä se oli ainoa viikonloppu kun lato ei olisi käytössä. Keräsin itselleni projektiryhmän ja aloimme suunnitella tapahtumaa jo hyvissä ajoin. Aloimme etsiä tietoa tapahtumien järjestämisestä ja sen markkinoinnista ja tietoa löytyikin yllinkyllin. Sorruin tässä vaiheessa kuitenkin projektipäällikkönä ajattelemaan, että tapahtumaanhan on aikaa vielä paljon eikä tässä ole mitään kiirettä vielä järjestelyissä, kyllä ne ehtii myöhemminkin. Havahduin kuitenkin toukokuun lopussa asiaan että hetkinen tapahtumaan on enää vajaa kaksi kuukautta ja ei olla tehty vielä muuta kuin pyöritelty asiaa mielessämme ja haettu tietoa. Tästä alkoikin sitten pitkä työsarka, joka vaati yllättävän paljon voimia ja aikaa.

Otimme projektiryhmän kanssa yhteyttä ja sovimme etäpalaveristä Skypen välityksellä, sillä kaikki asuimme eri paikkakunnilla. Aluksi tuotti päänvaivaa ajan puute ja se ettei meinattu saada projektiryhmän aikatauluja sopimaan yhteen milään. Aina oli jollakin jotakin muuta menoa tai sitten tuli unohduksia. Lopulta kuitenki saimme hommat rullaamaan ja alkoi tapahtua. Mainoksia syntyi projektin markkinointivastaavan Heidi Punnan toimesta ja yhteistyössä hänen kanssaan teimme tarvittavat korjaukset mainokseen ja saimme sen valmiiksi ja levitykseen ympäri naapurikuntia.

Itselleni päänvaivaa tuotti näytelmän hankinta, sillä kovinkaan moni harrastajateatteri tai koulu jonne yhteyttä otin, ei osoittanut minkäänlaista kiinnostutsta iltamiemme näytelmää kohtaan. Lopulta löysin Jokioisilta harrastajateatterin nimeltään Ideateatteri ja heillä tuntui olevan juuri sopiva näytelmä iltamiimme. Se olisi sketsipohjainen näytelmä, joka kuulemma saisi varmasti hymyn huulille ja naurun raikaamaan Laihon ladossa. Olin onnessani kun vihdoin löysin esityksen. Sen hankinta oli vaatinut usean tunnin etsinnät ja soittelut ennen kuin löytyi se oikea ja sopiva näytelmä ja -ryhmä.

Tämän jälkeen olikin vuorossa bädin varmistaminen, sillä halusimme Mika & Turkka Malin soittamaan iltamiimme. Onneksi se onnistui muutaman välikäden kautta. Ei muuta kun puhelin kouraan ja sopimaan milloin he tulevat paikalle,milloin soittaminen alkaa sekä tietenkin hinta. Bändin varmistumisen jälkeen olikin tiedossa tarvittavat esitykset ja  aloimme keskittymään itse järjestelyihin.

Mainostuksemme tapahtui kahdessa lehdessä, Facebookissa ja tietenkin erikokoisilla mainoslehtisillä ympäri Tammelan lähiseutua. Itse jännitin ehtiikö mainokset ajoissa ja saavatko ne näkyvyyttä, sillä ennen tapahtumaa oli vain 30 ennakkolippua myytynä.

Yritimme saada tapahtumaamme myös yhteistyökumppaneita. Se osottautuikin hankalmmaksi tehtäväksi kuin itse ajattelin. Tämä olisi vaatinut enemmän suunnittelutyötä ja valmistelua ennen kuin haimme yhteistyökumppaneita. Meidän olisi tarvinnut tehdä selvä suunnitelma ja sen kautta lähteä etsimään. Projektiryhmän talousvastaava Ilmari Hunsa teki suuren työn hakiessaan yhteistyökumppaneita, mutta loppujen lopuksi me emme saaneet kuin yhden yhteistyökumppanin, joka oli Tanssikurssit.fi. Heidän kauttaan tapahtumamme sai hyvin näkyvyyttä.

Tapahtumapäivän aattona perjantaina alkoi minulle nousta hikikarpalot otsalle ja silloin alkoi se pieni stressi ja jännitys tapahtuman onnistumisesta. Yöunet jäivät lyhyiksi ja lauantaiaamun valjetessa suuntasin kohti Mustialaa valmistelemaan tapahtumaa. Perille päästyäni oli ladon ovet auki ja siellä jo anniskeluvastaavamme Katja Heikura hääräsi tiskin takana laittaen omia tarvikkeitaan ja tiskiä kuntoon. Aamulla siivosimme ja koristelimme ladon sekä järjestelimme pöydät ja tuolit paikoilleen. Kun tapahtuman H-hetki läheni, alkoi itselläni pikkuhiljaa stressitaso laskea. Kellon lyödessä 18.00 alkoi ihmisiä tulemaan sisään: heitä tuli tasaisena virtana ja ennen kuin näytelmä alkoi oli sisällä noin 100 henkeä. Olin tyytyväinen, sillä tiesin tapahtuman nyt onnistuvan ja väkeä tulevan riittävästi. Ilta sujui rattoisasti ja vieraat viihtyivät, saimme muutamia kehitysehdotuksia ja kyselyitä koska on seuraavat iltamat.  Päättelimme projektiryhmän kanssa, että tästä on hyvä jatkaa eteenpäin kohti seuraavia iltamiamme.